Özlük dosyası, bir çalışanla ilgili işverenin tutmak zorunda olduğu belgelerin bütünüdür. Çoğu şirkette ya eksik ya da gereğinden fazla belge içerir: zorunlu olanlar atlanır, gerekli olmayan kişisel veriler “ne olur ne olmaz” diye biriktirilir. Bu rehber kanuni dayanağı, kontrol listesini ve sınırları özetler.
Kanuni dayanak
4857 sayılı İş Kanunu md. 75: işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler; bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklar; bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere gösterir. Aynı madde, işverenin edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmakla ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlü olduğunu söyler.
Bu ikinci cümle önemlidir: özlük dosyası aynı zamanda bir kişisel veri dosyasıdır ve 6698 sayılı KVKK’ya tabidir.
Kontrol listesi
Aşağıdaki liste yaygın uygulamayı yansıtır; işin niteliğine göre eklenip çıkarılabilir.
İşe giriş
- İş sözleşmesi (imzalı) veya yazılı sözleşme yoksa md. 8 gereği çalışma koşullarını gösteren belge
- SGK işe giriş bildirgesi
- Nüfus cüzdanı veya kimlik kartı fotokopisi
- İkametgâh belgesi veya adres beyanı
- Vesikalık fotoğraf
- Diploma veya mezuniyet belgesi; işin gerektirdiği sertifikalar
- Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
- Daha önce çalışılan işyerinden alınan çalışma belgesi (md. 28)
- Aile durumu bildirimi (asgari geçim indirimi ve yardımlar için)
Çalışma süresince
- İzin kayıt belgesi: hak ediş, kullanılan ve kalan günler (md. 56)
- Ücret pusulaları veya bordro imza kayıtları (md. 37)
- Fazla çalışma onayı; çalışma süresi kayıtları
- Pozisyon, unvan, ücret değişikliklerine ilişkin yazılı bildirimler
- Disiplin uygulamaları, savunma istem yazıları ve tutanaklar
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi belgeleri; işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri
- Zimmet ve iade tutanakları
- KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza beyanı
Ayrılış
- Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi
- İbraname
- Çalışma belgesi (md. 28)
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- Kıdem ve ihbar tazminatı ile kullanılmayan izin ücreti hesap belgeleri
Hangi belgeler istenmemeli?
Özlük dosyası “her şeyi toplayan” bir klasör olmamalıdır. Sağlık verileri, adli sicil kaydı, biyometrik veriler, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler ancak işin niteliği gerektiriyorsa ve KVKK md. 6’daki şartlardan biri varsa işlenebilir. Örneğin her ofis çalışanından adli sicil kaydı istemek, işleme amacıyla bağlantılı ve ölçülü olma ilkesine aykırı olabilir.
Saklama süreleri
Tek bir süre yoktur; belgeye göre değişir. 5510 sayılı Kanun md. 86, işverenin işyeri kayıt ve belgelerini on yıl saklamasını öngörür. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı sağlık gözetimi kayıtları için daha uzun süreler belirler. Ücret ve tazminat alacaklarının zamanaşımı beş yıldır; dava riski bu süre boyunca sürer. Saklama süresi dolan belge, KVKK md. 7 gereği silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. İyi uygulama, belge türü başına saklama süresini yazılı bir imha politikasıyla belirlemektir.
Dijital dosyada beş kural
- Bölümlü yapı. Kimlik, iletişim, eğitim, aile, banka, pozisyon, izin gibi bölümler ayrı ayrı güncellenebilmeli; tek dev form tutulmamalı.
- Erişim yetkisi. Çalışan kendisini, yöneticisi ekibini, İK tamamını görür. Maaş ve kimlik bilgisi yönetici görünümünde dahi kısıtlanabilir.
- Değişiklik kaydı. Kim, neyi, ne zaman değiştirdi; pozisyon ve ücret üzerine yazılmaz, tarihli geçmiş olarak tutulur.
- Hassas alanlar şifreli. T.C. kimlik numarası, banka hesap numarası ve maaş tutarları veritabanında düz metin durmamalı.
- Belgeler kayda bağlı. Sözleşme, tutanak ve sertifikalar çalışan kaydına eklenmeli; ayrı bir klasör sunucusunda kaybolmamalı.
Atlas’ta özlük dosyası
Atlas’ta her çalışan bölümlere ayrılmış tek bir kayıttır: temel bilgiler, kimlik, eğitim, aile, ikamet, iletişim, acil durum, banka, belgeler ve organizasyona özel alanlar. Kimlik numarası, banka bilgileri ve maaş tutarları veritabanında şifrelenir; her değişiklik işlem geçmişine yazılır; belgeler kayda eklenir. Ayrıntılar için Çalışan kayıtları modülüne bakın.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Sektörünüze özel mevzuat ek belgeler gerektirebilir; tereddüt hâlinde bir iş hukuku uzmanına danışın.
Sık sorulanlar
Özlük dosyası dijital tutulabilir mi?
Kanun dosyanın biçimini belirlemez; belgelerin istendiğinde yetkili makamlara gösterilebilmesi yeterlidir. Dijital tutulan belgelerde erişim yetkisi, değişiklik kaydı ve yedekleme en az kağıt dosya kadar önemlidir.
Adli sicil kaydı ve sağlık raporu her çalışandan istenebilir mi?
Bunlar özel nitelikli kişisel veri sayılır. Yalnızca işin niteliği gerektiriyorsa ve KVKK'daki işleme şartlarından biri varsa istenmelidir; "her ihtimale karşı" toplanmamalıdır.
Ayrılan çalışanın dosyası ne kadar saklanır?
Belgenin türüne göre değişir. SGK'ya ilişkin belgeler için 5510 sayılı Kanun on yıl öngörür; iş sağlığı ve güvenliği kayıtları için daha uzun süreler vardır. Saklama süresi dolan belge KVKK gereği silinmeli ya da anonim hâle getirilmelidir.