Dizüstü, telefon, araç anahtarı, giriş kartı, bazen bir sandalye: çalışana teslim edilen her şirket varlığı bir sorumluluk devridir. Teslimi belgelemeyen şirket, ayrılışta “ben teslim almamıştım” ya da “zaten çiziktiydi” tartışmasına girer. Bu rehber tutanağın içeriğini, teslim ve iade akışını ve sorumluluğun sınırlarını anlatır.
Zimmet tutanağı nedir?
Zimmet tutanağı, bir varlığın belirli bir çalışana, belirli bir tarihte, belirli bir durumda teslim edildiğini gösteren yazılı belgedir. İş Kanunu’nda “zimmet tutanağı” adıyla bir düzenleme yoktur; belge, işverenin özlük dosyasında tutmakla yükümlü olduğu kayıtlardan biri (md. 75) ve bir uyuşmazlıkta teslimin ispatı olarak önem taşır.
Tutanakta neler bulunmalı?
- Taraflar: şirket unvanı, teslim eden yetkili, teslim alan çalışanın adı ve sicil numarası
- Tarih ve yer
- Varlık bilgileri: cins, marka, model, seri numarası veya demirbaş numarası; birden fazla varlık varsa her biri ayrı satırda
- Teslim anındaki durum: yeni, kullanılmış, görünür hasar varsa açıkça yazılmış; mümkünse fotoğraf
- Aksesuar ve ekler: şarj adaptörü, kılıf, SIM kartı gibi
- Kullanım koşulları: iş amaçlı kullanım, üçüncü kişiye devredilmemesi, kayıp ve hasarın derhâl bildirilmesi
- İade koşulu: iş sözleşmesi sona erdiğinde veya talep hâlinde iade; iadede durum tespiti yapılacağı
- İmzalar: teslim eden ve teslim alan
Her varlık için ayrı tutanak düzenlemek şart değildir; ancak her varlığın kendi satırı ve kendi durum notu olmalıdır. “1 adet dizüstü bilgisayar” yazan bir tutanak seri numarası olmadan pek işe yaramaz.
Teslim ve iade akışı
- Depo çıkışı. Varlık depodan çıkarken hareket kaydı oluşur: hangi raf, hangi tarih, kime.
- Teslim tutanağı. Çalışan tutanağı okur ve imzalar; bir kopyası çalışana verilir, aslı özlük dosyasına girer.
- Değişiklikler. Varlık değiştirilir veya ek aksesuar verilirse yeni bir satır ya da ek tutanak düzenlenir.
- İade. Çalışan ayrılırken veya varlık geri alınırken iade tutanağı düzenlenir; durum teslim anındaki kayıtla karşılaştırılır.
- Depo girişi. Varlık depoya döner; hareket kaydı kapanır, varlık yeniden atanabilir hâle gelir.
Ayrılış sürecinde en sık yaşanan sorun, çalışanın üzerinde ne olduğunun bilinmemesidir. İade listesi, teslim kayıtlarından otomatik çıkarılabiliyorsa bu sorun ortadan kalkar.
Kayıp ve hasarda sorumluluk
Türk Borçlar Kanunu md. 400: işçi, işverene kusuruyla verdiği her türlü zarardan sorumludur; bu sorumluluğun belirlenmesinde işin tehlikeli olup olmaması, uzmanlık ve eğitim gerektirip gerektirmemesi ile işçinin işveren tarafından bilinen veya bilinmesi gereken yetenek ve nitelikleri göz önünde tutulur. Yani her hasar otomatik olarak çalışana yüklenemez; kusur aranır ve olağan aşınma sorumluluk doğurmaz.
İki uygulama notu:
- Hasar bedeli çalışanın ücretinden doğrudan kesilemez; ücret kesintisi İş Kanunu’nun sınırlarına tabidir. Talep yazılı yapılır, anlaşma sağlanamazsa yargı yoluna gidilir.
- İşçinin kendi isteği veya savsaması yüzünden işverenin malını otuz günlük ücretinin tutarıyla ödeyemeyecek derecede hasara ve kayba uğratması, İş Kanunu md. 25/II-ı kapsamında haklı fesih nedenidir. Bu ağır sonuç yine tutanakla belgelenmiş teslim ve durum tespitine dayanır.
Zimmet ile demirbaş aynı şey mi?
Demirbaş, şirketin muhasebe kayıtlarındaki sabit kıymettir; zimmet, bu kıymetin bir kişiye teslim edilmiş olma hâlidir. Bir dizüstü hem demirbaş kaydında hem de bir çalışanın zimmetinde olabilir; depoda bekleyen dizüstü ise demirbaştır ama kimsenin zimmetinde değildir. İyi bir kayıt sistemi her varlığı tek kayıtta tutar ve zimmeti bu kaydın hareket geçmişi olarak izler.
Atlas’ta zimmet
Atlas’ta her varlık hareket geçmişi olan tek bir kayıttır: depo rafı, giriş, çıkış ve iade hareketleri varlık üzerinde izlenir; çalışan “Zimmetlerim” ekranında üzerindekileri görür; ayrılışta iade listesi teslim kayıtlarından kendiliğinden oluşur. Ayrıntılar için Zimmet ve demirbaş modülüne bakın.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Tutanak şablonunuzu iş sözleşmelerinizle uyumlu olacak şekilde bir iş hukuku uzmanına kontrol ettirin.
Sık sorulanlar
Zimmet tutanağı olmadan çalışandan hasar bedeli istenebilir mi?
Tutanak, teslimin ve teslim anındaki durumun kanıtıdır. Tutanak yoksa varlığın çalışana teslim edildiğini ve hangi durumda olduğunu ispat etmek işverene düşer; bu da uygulamada zordur.
Çalışan tutanağı imzalamak istemezse ne olur?
Teslim, iki tanık huzurunda düzenlenen bir tutanakla da belgelenebilir. İmzadan kaçınma, teslimin yapılmadığı anlamına gelmez; ancak tanıklı tutanak ve teslim fotoğrafı gibi ek kanıtlar saklanmalıdır.
Ayrılan çalışan varlığı iade etmezse ne yapılır?
Önce yazılı iade talebi gönderilir. İade edilmezse varlığın bedeli, iş sözleşmesindeki hükümlere ve Borçlar Kanunu'ndaki sorumluluk kurallarına göre talep edilebilir; ücretten doğrudan kesinti yapılamaz.